Zo houd ik mijn inbox dagelijks leeg
De AI-tools die je mail veranderen
Slimmer werken om leuker te leven. Elke week jouw 5-minuten boost met slimme tips & AI.
We mailen ons suf. Toch blijft dat rode bolletje vaak staan en voelt je inbox als een takenlijst die nooit afkomt. De beste hack blijft een simpele spelregel die ik al jaren heilig verklaar: Inbox Zero.
Daarnaast zijn er nu steeds meer slimme AI-functies die beloven dat mailen makkelijker wordt. En die worden ook eindelijk beter. Vandaag geef ik je een overzicht van wat er nu speelt en wat ik ervan vind.
⚡️ The Shortcut: Inbox Zero
Waarschijnlijk ken je het wel. Zie dit dan als een vriendelijke reminder. Want ik weet ook: veel mensen weten hoe het moet, maar doen het niet. Dus bij deze.
De kern is simpel: je inbox is alleen voor dingen die je nog moet doen. Al het andere? Direct archiveren. Weg ermee.
Zo filter je wat overblijft:
Doen: De 2-minutenregel (ook een favoriet). Kost het minder dan 2 minuten? Doe het nu. Het op je takenlijst zetten duurt vaak langer dan het gewoon even fixen.
Plannen: Kost het meer tijd? Laat het staan in je inbox of zet het op je to-do list.
Heb je nu duizenden mails in je inbox staan? Doe jezelf een lol: Alles selecteren → Archiveren. Begin vandaag op nul.
Waarom dit werkt
Een volle inbox is cognitieve last. Elk rood bolletje vraagt aandacht, ook al doe je er niks mee. Door meteen te beslissen wat je met een mail doet, blijft jouw hoofd helder.
⚒️ Aan de slag met: AI voor je mail
AI-tools beloven dat mailen sneller en slimmer wordt. Maar welke opties zijn er nu eigenlijk? En wat kunnen ze echt? Hier een overzicht.
1. Google Gemini in Gmail
Samenvatten: Top. Met ‘AI Overviews’ worden lange mailthreads automatisch samengevat tot de kern, zodat je niet alles hoeft te lezen.
Slim zoeken: Top. Je kunt vragen stellen in gewone taal (”Wat was het budget voor project X”) en hij vist het antwoord uit je mail.
Je mail prompten: Prima. Met ‘Help me write’ kun je mails schrijven of aanscherpen met context.
Schrijfstijl: Matig. De teksten klinken vaak als een vertaling uit het Amerikaans en missen karakter.
Beschikbaar voor betalende gebruikers (Google One AI Premium of Workspace)
2. Microsoft Copilot in Outlook
Samenvatten: Goed. Met één klik zie je de actiepunten uit een lange mailwisseling.
Slim zoeken: Goed. Je kunt vragen stellen over je inbox en agenda
Je mail prompten: Uitgebreid. Typ je doel en Copilot schrijft de mail, inclusief aanhef en afsluiting.
Schrijfstijl: Redelijk. Met de functie ‘Sound like me’ probeert het je stijl te kopiëren op basis van eerdere mails. Vaak nog heel langdradig en formeel.
Voordeel: het snapt de link tussen Outlook, Teams en Word (“Geef me een samenvatting van alle gemiste mails, chats en bestanden van gisteren).
Beschikbaar in extra Copilot 365 licentie
3. AI-chatbot (ChatGPT, Claude etc.)
Voor de belangrijkste mails (waarbij de toon perfect moet zijn) wint een losse chatbot het nog altijd van de knoppen in Outlook of Gmail.
Tip: Met een Custom GPT (in ChatGPT) of een Gem (in Gemini) kun je de AI trainen op jouw specifieke schrijfstijl.
Geef (uiteraard) duidelijke instructies
Voeg eerder door jou geschreven mails toe als voorbeeldmateriaal
Plak de mail van je klant erin (zonder persoonsgegevens uiteraard) en laat de bot een concept antwoord formuleren.
4. Custom made
Voor de echte nerds (of laat dit bouwen). Een workflow die al jouw bedrijfssystemen aan elkaar knoopt. Deze ‘Agent’ is getraind op jullie werkwijze en data (CRM, klantdata, planningstool, andere bronnen). Het gebruikt dus de feiten uit je bedrijf.
Voorbeeld van het resultaat: Er komt een mail binnen van een klant. De ‘Agent’ herkent de klant, zoekt de laatste bestelling erbij, checkt in jouw agenda wanneer je tijd hebt en schrijft een concept-antwoord in exact de tone-of-voice van jouw bedrijf.
Hier hangt wel een ander prijskaartje (en technisch niveau) aan.
(Als je dit wilt laten doen: let me know).
Pas op: het gevaar van luiheid
Dit is het punt waar ik me zorgen over maak. AI maakt mailen zo makkelijk dat we risico lopen nóg sneller te gaan mailen, nóg minder na te denken. Steeds meer over de schutting gooien en menselijke connectie verdwijnt.
Mijn advies: gebruik AI voor de rompslomp (samenvattingen, herschrijven, categoriseren), maar blijf zelf nadenken bij belangrijke mails. Als jij geen moeite doet voor je mail, waarom zou de ander dan de moeite nemen om hem te lezen?
🗞️ Nieuws van de week
ChatGPT krijgt advertenties
OpenAI gaat advertenties tonen voor gratis gebruikers (vooralsnog) in de Verenigde Staten. Het bedrijf benadrukt dat adverteerders geen invloed hebben op de antwoorden. Met de advertenties wil het bedrijf de hoge kosten dekken en AI voor iedereen toegankelijk houden.
Bron: OpenAI
Zorgen om AI en vrouwenveiligheid
Experts waarschuwen dat het misbruik van AI om vrouwen te schaden nog maar net begonnen is. Naast de ophef rondom Grok, blijken er talloze apps en fora te zijn die gespecialiseerd zijn in het ‘nudifyen’ van vrouwen, vaak zonder enige remmende maatregelen.
Bron: The Guardian
Zweedse hitlijst weert AI-nummer
Het nummer ‘Jag Vet, Du Är Inte Min‘ is met 230.000 streams een enorme hit op Spotify, maar wordt desondanks niet meegenomen in de officiële Zweedse hitlijst Sverigetopplistan. De ‘artiest’ bleek niet te bestaan en de muziek was deels AI-gegenereerd.
Bron: Tweakers
Tot volgende week!
Liefs,
Sanne
Heb jij een slimme shortcut? Reply!
Meer weten?
→ Sanne op LinkedIn en Instagram
→ Theshortcut.nl voor lezingen en workshops
→Sannecornelissen.nl